Einfache Spiegelung der Kommunikation im US in der Kommunikation zwischen US und FT

„Nach dem Interview in B. sind wir zusammen mit dem Auto bis B. gefahren, wo wir uns trennen wollten. Auf unserem Weg nach B. hatten wir einen regen Austausch über die Interviews.
Im Rückblick konnten wir viele Ähnlichkeiten, die wir im Kontakt mit der Landeszentrale (LZ) und dem Geschäftsführer (GF) hatten, in den regionale Zweigstellen (RZST) und ihrer Kommunikation untereinander wieder finden. Die gesamte Organisation ist so komplex, dass es sehr schwierig ist zu bestimmen, wer denn nun eigentlich dazu gehört und wer als Kooperationspartner zeitweilig dazu kommt. Die vielen Kooperationspartner machen es schwierig, vernünftige Kommunikationswege zu installieren.
Es gibt selbst für die Angestellten das Problem, nicht genau zu wissen, wer denn eigentlich dazu gehört und wer nicht.
Während unserer Untersuchung hatten wir beide häufig das Gefühl von „Nicht- Informiertsein" und „Nicht- Ernst- Genommen- Werden".
Unser Eindruck war, keiner weiß so genau wer mit wem kommuniziert und so war es auch bei uns. Die gesamte Organisation wirkt verschachtelt, ist schnell gewachsen, hat in der Pionierphase sehr engagierte Mitarbeiter (MA) gehabt, die unkonventionelle Wege beschritten haben. Im Laufe der Zeit ist es versäumt worden, Strukturen zu setzen und Klarheiten zu schaffen.
Wir hatten nach Beendigung der Interviews ein Gefühl von, 'Gut, das es vorbei ist', 'Endlich raus aus diesen diffusen, verschachtelten Verhältnissen'.
Wir stellten fest, es gibt wenig Klarheit und hatten das Gefühl, dass die beiden Leiter auch nicht sonderlich interessiert waren, mehr Klarheit zu bekommen.

Aufgefallen ist uns, dass der GF eine unserer E-Mail Adressen nicht korrekt weitergegeben hat, dadurch entsteht ein Informationsdefizit, was zu Konfusionen und Irritationen zwischen uns geführt hat. Ist ihm ähnliches bei der Weitergabe der Information über die Untersuchung passiert, so ist es nicht verwunderlich, dass uns Unwissenheit entgegengeschlagen ist. Der GF hat die Angewohnheit, einkommende E-Mail Post in der Form zu bearbeiten, dass er in den Text seine eigene Kommentare schreibt. Manchmal sieht das recht verwirrend aus. Es ist bei Ausdruck durch einen Schwarz- Weiß- Drucker nicht sofort zu erkennen, welche Informationen neu dazu gekommen sind. Diese Form der E-Mail Bearbeitung könnte zu dem allgemeinen Gefühl des „Nicht- Informiert- Sein" einen Beitrag leisten.

Die E-Mail Adressen die wir bekommen haben um mit den jeweiligen Leitern der RZST zu kommunizieren, gingen jeweils auf den PC' s der Planungsbeauftragten ein. Nicht nur unsere E-Mail Adresse ist falsch weitergegeben, sondern auch die postalische Anschrift des Leiters von A. ist falsch, da er offensichtlich in der Bildungseinrichtung wohnt und diese eine andere Anschrift hat, als die, die wir vom GF bekommen haben.

Es entstand bei und der Eindruck, dass dem GF am Anfang nicht ganz deutlich war, ist H. die RZST und A. die Außenstelle oder umgekehrt? Diese seine Verwechselung hat auch bei uns Irritationen ausgelöst. So konnten wir uns nur schwer an unseren Kontrakt halten und mussten uns an dieser Stelle verdeutlichen, dass wir Gruppeninterviews und keine Einzelinterviews geplant hatten. Dennoch ist uns beim Interview in der LZ eine Abweichung von unserem Kontrakt passiert, da wir ein Einzelinterview mit dem GF geplant, aber nicht durchgeführt haben. Erst bei der Auswertung der Interviews ist uns aufgefallen, dass uns hier ein Versäumnis passiert ist. Alle innerorganisatorischen Verwicklungen haben sich auch auf unsere zunächst recht klare Interviewvorstellung ausgewirkt, indem wir immer wieder verleitet wurden von unserer Interviewvorstellung abzuweichen
Die recht klare Formulierung unseres Vorhaben hielt betroffene Personen nicht davon ab uns zu bitten, es doch etwas anders zu machen und uns an den Bedürfnissen des Einzelnen zu orientieren. In unseren Auseinandersetzungen, über diese noch nicht als Verführung erkannten Fragen, haben wir lange diskutiert, ob wir nicht doch auf die jeweilig individuellen Wünsche eingehen sollten, um noch mehr aufschlussreiche Daten für unsere Untersuchung zu bekommen. In diesem Dialog, der zwischen uns nicht immer von Klarheit getragen war, konnten wir dennoch immer wieder erkennen, was da gerade passierte und unsere Grenzen setzen. So haben wir die Verantwortung der Teilnahme an dem Gruppeninterview und die damit verbundenen Einladungen dorthin zurückgegeben, wohin sie gehört, an die Leiter der jeweiligen RZST, wir haben auch davon abgesehen, ein Interview in H. durchzuführen.
An vielen Stellen konnten wir unser Vermutung, dass die Kommunikation untereinander nicht sehr offen ist, bestätigt sehen. Die Aussage vom Leiter in A. am 04.12.01, er habe erst heute früh vom Termin erfahren, führte zu einer erneuten Verwirrung und der Vermutung es werden Notlügen ausgesprochen. Ute Bruns war sich sicher den Termin an den Leiter geschickt zu haben.(14.11.01)
Nach Beendigung der Interviews findet sich auf ihrem PC eine Anfrage vom Leiter A., (01.12.01) ob es bei dem Termin 04.12.01 bleibt. An dieser Stelle wird deutlich, dass die Kommunikation selbst in A. zwischen zwei Personen nicht richtig zu klappen scheint.

Vom GF wurden uns die Namen der jeweiligen Leiter und die E-Mail Adresse der jeweiligen RZST gegeben. In unseren Anfragen, richteten wir uns an die Leiter der RZST in der Annahme, dass unsere Anfragen bei den Leitern eingehen würden und nicht auf den PC' s der Planungsbeauftragten.
So haben wir erst im nachhinein herausgefunden, dass unsere Terminanfragen auf den PC' s der Planungsbeauftragten eingingen und diese die Weiterleitung unterschiedlich handhabten. Hieraus ergeben sich für uns folgende Fragen:
Wer kommuniziert mit wem?
Weiß jeder, mit wem er gerade kommuniziert?
Wissen alle, dass es eine übergeordnete E-Mail Adresse für jede RZST gibt und jeder MA eine eigene hat?
Was kommt dort an, wo es ankommen soll?

Es scheint nicht geregelt zu sein, dass die fremdeingehende Post gleich weitergeleitet wird, denn dann würden die eingehenden Nachrichten automatisch bei Eingang an die richtige Adresse weitergegeben. Es stellt sich die Frage: Ist dies eine Überforderung und wenn ja: Wer ist hier überfordert, die Planungsbeauftragten oder die Leiter?
Da diejenigen, die die elektronische Post der Leiter erhalten, sich nicht bemüßigt sehen, dieses zu ändern oder sie an die angesprochenen Personen weiterzugeben, kommt die Idee von Macht auf! Die Leiter scheinen diese Handhabung entweder nicht zu bemerken oder sich hilflos zusehen, angesichts dieser merkwürdigen Strukturen.
Die unklare und hochambivalente Sprache des neuen GF, findet ihren Ausdruck in unklaren nicht strukturierten Postwegen, in undurchsichtigen personellen Strukturen und Zugehörigkeiten von Außenstellen zu den RZST.
Wir fragen uns: "Ist es dem GF klar, wem die Häuser gehören, in denen sich die Räume der Bildungseinrichtungen befinden? Ist dieses Modell der Raumanmietung, auch in den anderen RZST zu finden?“
Deutlich wurde, dass beide Leiter der RZST sich ungern in die Karten schauen ließen. Der Eine macht dies offen und aggressiv, indem er uns angreift, unsere Vorgehensweise in Frage stellt, hinter der versteckt Kritik am Vorgehen des GF zu vermuten ist. Der andere macht es eher sanft, indem er versucht, unsere Untersuchung durch Anzweifelung der Ergebnisse, kleiner zu machen. Auch hier ist eine versteckte Kritik am Vorgehen des GF zu vermuten. Er äußert auch offen Kritik, die aber fortwährend von ihm zurückgenommen wird, indem er sich, auf seine eigene Vergesslichkeit bzw. Unfähigkeit zurückzieht. Wir fragen uns, geschieht dies aus der Motivation heraus keine schlafenden Hunde zu wecken?

Die ganze Organisation wirkt verklebt. Geschäftlich und privat ist kaum zu unterscheiden. So ist es schwer, eine klare Linie zu vertreten, da Angestellte gleichzeitig Mitglieder des Vereines sind.

Der ganze Prozess der Untersuchung, hat sich sehr in die Länge gezogen. Nachdem sicher war, dass es diese Organisation sein sollte, sind wir dennoch nicht zügig vorangekommen.

Von der Verwaltung (VWLTG) bekam Ute Bruns in der Regionalen Arbeitsgruppe (RAG) zu hören, dass wir in unserer Vorgehensweise ja wohl recht langsam (schnarchig) voran kämen. In dieser Aussage wurde für uns transportiert, dass die Langsamkeit nur an uns liegen kann. Der GF der Einrichtung wurde nicht in seiner Schnelligkeit angezweifelt. In einer weiteren RAG Sitzung erfuhr sie, dass die Pädagogin aus der LZ in der Zwischenzeit entlassen worden ist. Diese Pädagogin hatte auf uns einen sehr offenen, kompetenten, dem GF gegenüber kritischen Eindruck gemacht.

Gestolpert sind wir auch darüber, dass der männliche Pädagoge an der LK teilnimmt und offensichtlich einen guten Draht zum GF hat. Die VWLTG, auch eine Frau, hatte bis zu diesem Zeitpunkt noch keine geregelten Besprechungen mit dem GF. Auch sie muss den Informationen hinterher laufen.
Bei der Betrachtung des Organigramms ist festzustellen, dass die Verwaltung von der Personenanzahl recht groß ist und dass es mehr Verwaltungsmitarbeiter gibt als Pädagogen, die das Produkt Bildung verkaufen.

Wir hatten das Gefühl, uns in einem Irrgarten zu befinden. Die Organisation ist anscheinend sehr schnell gewachsen. Sie scheint mittlerweile so komplex zu sein, dass es nur sehr schwer ist, sich dort zu recht zu finden. Mit der Zeit scheint der ganze Apparat sehr behäbig, geworden zu sein. Erneuerungen bzw. Veränderungen sind nur recht mühsam umzusetzen.

Im Internet haben wir herausgefunden, dass jeder MA der Organisation eine E-Mail-Adresse besitzt. Zu diesen persönlichen Adressen, kommt eine übergeordnete für die jeweilige Einrichtung vor Ort hinzu. Diese übergeordnete E-Mail Adresse, ist anscheinend auf dem PC der jeweiligen Planungsbeauftragten installiert. Es ist uns nicht deutlich geworden, ob alle MA dies wissen. Wir vermuten dass es unbekannt ist, da uns niemand darauf hingewiesen hat. Die MA scheinen die E-Mails, die nicht für sie sind und möglicherweise andere Personen direkt ansprechen, nicht richtig weiterzuleiten. Hier gibt es Regelungsbedarf. Die Frage ist, wer dies machen könnte. Unser Eindruck ist, dass alle Geschäftsstellen mit dieser elektronischen Post überfordert sind.

Quelle: Bruns, Ute/Wellnitz-Kohn, Angelika, Organisationsdiagnose der internen Kommunikation zwischen den Geschäftstellen eines Bildungsträgers, Studienarbeit EVFH Hannover 2001, Postgradualer Diplomstudiengang 'Supervision’. Ltg. Prof. Dr. Kornelia Rappe-Giesecke (hier leicht gekürzt).
Bei der Untersuchung der internen Kommunikation des Bildungsträgers wurden erhebliche Probleme in der Kommunikation zwischen den Subsystemen festgestellt. In der Reflexion des Forscherinnenteams wird deutlich, dass es in der Interaktion zwischen FT und US zur Spiegelung dieser Verhältnisse im US kommt. (Es geht hier also nicht um Spiegelungen zwischen Forscherteam und untersuchten System.)
„Nach dem Interview in B. sind wir zusammen mit dem Auto bis B. gefahren, wo wir uns trennen wollten. Auf unserem Weg nach B. hatten wir einen regen Austausch über die Interviews. Im Rückblick konnten wir viele Ähnlichkeiten, die wir im Kontakt mit der Landeszentrale (LZ) und dem Geschäftsführer (GF) hatten, in den regionale Zweigstellen (RZST) und ihrer Kommunikation untereinander wieder finden. Die gesamte Organisation ist so komplex, dass es sehr schwierig ist zu bestimmen, wer denn nun eigentlich dazu gehört und wer als Kooperationspartner zeitweilig dazu kommt. Die vielen Kooperationspartner machen es schwierig, vernünftige Kommunikationswege zu installieren. Es gibt selbst für die Angestellten das Problem, nicht genau zu wissen, wer denn eigentlich dazu gehört und wer nicht. Während unserer Untersuchung hatten wir beide häufig das Gefühl von „Nicht- Informiertsein" und „Nicht- Ernst- Genommen- Werden". Unser Eindruck war, keiner weiß so genau wer mit wem kommuniziert und so war es auch bei uns. Die gesamte Organisation wirkt verschachtelt, ist schnell gewachsen, hat in der Pionierphase sehr engagierte Mitarbeiter (MA) gehabt, die unkonventionelle Wege beschritten haben. Im Laufe der Zeit ist es versäumt worden, Strukturen zu setzen und Klarheiten zu schaffen. Wir hatten nach Beendigung der Interviews ein Gefühl von, 'Gut, das es vorbei ist', 'Endlich raus aus diesen diffusen, verschachtelten Verhältnissen'. Wir stellten fest, es gibt wenig Klarheit und hatten das Gefühl, dass die beiden Leiter auch nicht sonderlich interessiert waren, mehr Klarheit zu bekommen. Aufgefallen ist uns, dass der GF eine unserer E-Mail Adressen nicht korrekt weitergegeben hat, dadurch entsteht ein Informationsdefizit, was zu Konfusionen und Irritationen zwischen uns geführt hat. Ist ihm ähnliches bei der Weitergabe der Information über die Untersuchung passiert, so ist es nicht verwunderlich, dass uns Unwissenheit entgegengeschlagen ist. Der GF hat die Angewohnheit, einkommende E-Mail Post in der Form zu bearbeiten, dass er in den Text seine eigene Kommentare schreibt. Manchmal sieht das recht verwirrend aus. Es ist bei Ausdruck durch einen Schwarz- Weiß- Drucker nicht sofort zu erkennen, welche Informationen neu dazu gekommen sind. Diese Form der E-Mail Bearbeitung könnte zu dem allgemeinen Gefühl des „Nicht- Informiert- Sein" einen Beitrag leisten. Die E-Mail Adressen die wir bekommen haben um mit den jeweiligen Leitern der RZST zu kommunizieren, gingen jeweils auf den PC' s der Planungsbeauftragten ein. Nicht nur unsere E-Mail Adresse ist falsch weitergegeben, sondern auch die postalische Anschrift des Leiters von A. ist falsch, da er offensichtlich in der Bildungseinrichtung wohnt und diese eine andere Anschrift hat, als die, die wir vom GF bekommen haben. Es entstand bei und der Eindruck, dass dem GF am Anfang nicht ganz deutlich war, ist H. die RZST und A. die Außenstelle oder umgekehrt? Diese seine Verwechselung hat auch bei uns Irritationen ausgelöst. So konnten wir uns nur schwer an unseren Kontrakt halten und mussten uns an dieser Stelle verdeutlichen, dass wir Gruppeninterviews und keine Einzelinterviews geplant hatten. Dennoch ist uns beim Interview in der LZ eine Abweichung von unserem Kontrakt passiert, da wir ein Einzelinterview mit dem GF geplant, aber nicht durchgeführt haben. Erst bei der Auswertung der Interviews ist uns aufgefallen, dass uns hier ein Versäumnis passiert ist. Alle innerorganisatorischen Verwicklungen haben sich auch auf unsere zunächst recht klare Interviewvorstellung ausgewirkt, indem wir immer wieder verleitet wurden von unserer Interviewvorstellung abzuweichen Die recht klare Formulierung unseres Vorhaben hielt betroffene Personen nicht davon ab uns zu bitten, es doch etwas anders zu machen und uns an den Bedürfnissen des Einzelnen zu orientieren. In unseren Auseinandersetzungen, über diese noch nicht als Verführung erkannten Fragen, haben wir lange diskutiert, ob wir nicht doch auf die jeweilig individuellen Wünsche eingehen sollten, um noch mehr aufschlussreiche Daten für unsere Untersuchung zu bekommen. In diesem Dialog, der zwischen uns nicht immer von Klarheit getragen war, konnten wir dennoch immer wieder erkennen, was da gerade passierte und unsere Grenzen setzen. So haben wir die Verantwortung der Teilnahme an dem Gruppeninterview und die damit verbundenen Einladungen dorthin zurückgegeben, wohin sie gehört, an die Leiter der jeweiligen RZST, wir haben auch davon abgesehen, ein Interview in H. durchzuführen. An vielen Stellen konnten wir unser Vermutung, dass die Kommunikation untereinander nicht sehr offen ist, bestätigt sehen. Die Aussage vom Leiter in A. am 04.12.01, er habe erst heute früh vom Termin erfahren, führte zu einer erneuten Verwirrung und der Vermutung es werden Notlügen ausgesprochen. Ute Bruns war sich sicher den Termin an den Leiter geschickt zu haben.(14.11.01) Nach Beendigung der Interviews findet sich auf ihrem PC eine Anfrage vom Leiter A., (01.12.01) ob es bei dem Termin 04.12.01 bleibt. An dieser Stelle wird deutlich, dass die Kommunikation selbst in A. zwischen zwei Personen nicht richtig zu klappen scheint. Vom GF wurden uns die Namen der jeweiligen Leiter und die E-Mail Adresse der jeweiligen RZST gegeben. In unseren Anfragen, richteten wir uns an die Leiter der RZST in der Annahme, dass unsere Anfragen bei den Leitern eingehen würden und nicht auf den PC' s der Planungsbeauftragten. So haben wir erst im nachhinein herausgefunden, dass unsere Terminanfragen auf den PC' s der Planungsbeauftragten eingingen und diese die Weiterleitung unterschiedlich handhabten. Hieraus ergeben sich für uns folgende Fragen: Wer kommuniziert mit wem? Weiß jeder, mit wem er gerade kommuniziert? Wissen alle, dass es eine übergeordnete E-Mail Adresse für jede RZST gibt und jeder MA eine eigene hat? Was kommt dort an, wo es ankommen soll? Es scheint nicht geregelt zu sein, dass die fremdeingehende Post gleich weitergeleitet wird, denn dann würden die eingehenden Nachrichten automatisch bei Eingang an die richtige Adresse weitergegeben. Es stellt sich die Frage: Ist dies eine Überforderung und wenn ja: Wer ist hier überfordert, die Planungsbeauftragten oder die Leiter? Da diejenigen, die die elektronische Post der Leiter erhalten, sich nicht bemüßigt sehen, dieses zu ändern oder sie an die angesprochenen Personen weiterzugeben, kommt die Idee von Macht auf! Die Leiter scheinen diese Handhabung entweder nicht zu bemerken oder sich hilflos zusehen, angesichts dieser merkwürdigen Strukturen. Die unklare und hochambivalente Sprache des neuen GF, findet ihren Ausdruck in unklaren nicht strukturierten Postwegen, in undurchsichtigen personellen Strukturen und Zugehörigkeiten von Außenstellen zu den RZST. Wir fragen uns: "Ist es dem GF klar, wem die Häuser gehören, in denen sich die Räume der Bildungseinrichtungen befinden? Ist dieses Modell der Raumanmietung, auch in den anderen RZST zu finden?“ Deutlich wurde, dass beide Leiter der RZST sich ungern in die Karten schauen ließen. Der Eine macht dies offen und aggressiv, indem er uns angreift, unsere Vorgehensweise in Frage stellt, hinter der versteckt Kritik am Vorgehen des GF zu vermuten ist. Der andere macht es eher sanft, indem er versucht, unsere Untersuchung durch Anzweifelung der Ergebnisse, kleiner zu machen. Auch hier ist eine versteckte Kritik am Vorgehen des GF zu vermuten. Er äußert auch offen Kritik, die aber fortwährend von ihm zurückgenommen wird, indem er sich, auf seine eigene Vergesslichkeit bzw. Unfähigkeit zurückzieht. Wir fragen uns, geschieht dies aus der Motivation heraus keine schlafenden Hunde zu wecken? Die ganze Organisation wirkt verklebt. Geschäftlich und privat ist kaum zu unterscheiden. So ist es schwer, eine klare Linie zu vertreten, da Angestellte gleichzeitig Mitglieder des Vereines sind. Der ganze Prozess der Untersuchung, hat sich sehr in die Länge gezogen. Nachdem sicher war, dass es diese Organisation sein sollte, sind wir dennoch nicht zügig vorangekommen. Von der Verwaltung (VWLTG) bekam Ute Bruns in der Regionalen Arbeitsgruppe (RAG) zu hören, dass wir in unserer Vorgehensweise ja wohl recht langsam (schnarchig) voran kämen. In dieser Aussage wurde für uns transportiert, dass die Langsamkeit nur an uns liegen kann. Der GF der Einrichtung wurde nicht in seiner Schnelligkeit angezweifelt. In einer weiteren RAG Sitzung erfuhr sie, dass die Pädagogin aus der LZ in der Zwischenzeit entlassen worden ist. Diese Pädagogin hatte auf uns einen sehr offenen, kompetenten, dem GF gegenüber kritischen Eindruck gemacht. Gestolpert sind wir auch darüber, dass der männliche Pädagoge an der LK teilnimmt und offensichtlich einen guten Draht zum GF hat. Die VWLTG, auch eine Frau, hatte bis zu diesem Zeitpunkt noch keine geregelten Besprechungen mit dem GF. Auch sie muss den Informationen hinterher laufen. Bei der Betrachtung des Organigramms ist festzustellen, dass die Verwaltung von der Personenanzahl recht groß ist und dass es mehr Verwaltungsmitarbeiter gibt als Pädagogen, die das Produkt Bildung verkaufen. Wir hatten das Gefühl, uns in einem Irrgarten zu befinden. Die Organisation ist anscheinend sehr schnell gewachsen. Sie scheint mittlerweile so komplex zu sein, dass es nur sehr schwer ist, sich dort zu recht zu finden. Mit der Zeit scheint der ganze Apparat sehr behäbig, geworden zu sein. Erneuerungen bzw. Veränderungen sind nur recht mühsam umzusetzen. Im Internet haben wir herausgefunden, dass jeder MA der Organisation eine E-Mail-Adresse besitzt. Zu diesen persönlichen Adressen, kommt eine übergeordnete für die jeweilige Einrichtung vor Ort hinzu. Diese übergeordnete E-Mail Adresse, ist anscheinend auf dem PC der jeweiligen Planungsbeauftragten installiert. Es ist uns nicht deutlich geworden, ob alle MA dies wissen. Wir vermuten dass es unbekannt ist, da uns niemand darauf hingewiesen hat. Die MA scheinen die E-Mails, die nicht für sie sind und möglicherweise andere Personen direkt ansprechen, nicht richtig weiterzuleiten. Hier gibt es Regelungsbedarf. Die Frage ist, wer dies machen könnte. Unser Eindruck ist, dass alle Geschäftsstellen mit dieser elektronischen Post überfordert sind.

	Organisationsdiagnose der internen Kommunikation zwischen den Geschäftstellen eines Bildungsträgers