Die Anregung zur Durchführung einer Organisationsdiagnose stammte von einer Kommilitonin der Forscher, die auch den KOntakt zu der untersuchten Organisation herstellte und die Kontaktaufnahme der Forscher ankündigte. Das Forscherteam beschreibt die Kontaktaufnahme wie folgt:

Nachdem wir durch unsere Kommilitonin bei der Organisation angekündigt waren, rief ich bei ihrem Leiter an, um ein erstes Gespräch zu vereinbaren. Ich nahm Bezug auf unsere Kommilitonin, die unseren Anruf und unser Anliegen ja angekündigt hätte. Der Leiter der Organisation sagte daraufhin: „Ja, es hat schon mehrere Vorgespräche gegeben.“ Diese Auskunft verwirrte mich, da ich bisher nur von einer einfachen Ankündigung eines Anrufs und seines Hintergrundes ausgegangen war. Ohne aber weiter darauf einzugehen, schlug ich vor, einen Termin zu vereinbaren,
indem wir gemeinsam klären könnten, wie eine Organisationsdiagnose aussehen und worum es dabei gehen könnte. Ich schlug mehrere Termine vor, woraufhin der Leiter meinte, der Bürgermeister der Kleinstadt wolle ja auch gerne dabei sein. Ich erwiderte, das sei ja ganz gut, und hatte dabei im Sinn, dass dies für die Aushandlung eines Kontrakts wahrscheinlich von Vorteil wäre. Der Leiter reagierte prompt und für mich irritierend, indem er sagte: „Wir haben ja nichts zu verbergen.“ Auch auf diese zweite Irritation ging ich nicht weiter ein. Auch auf diese zweite Irritation ging ich nicht weiter ein. Wir verabredetet, dass er mit dem Bürgermeister möglichst einen der vorgeschlagenen Termine vereinbart und uns dann Bescheid gibt. Der Leiter rief einige Tage später an und bestätigte einen der von mir vorgeschlagenen Termine. So war der erste Schritt zur Kontaktaufnahme also getan.

Natürlich fragten wir nach diesem Telefongespräch unsere Kommilitonin, die den Kontakt vermittelt hatte, welche „Vorgespräche“ denn schon stattgefunden hätten. Auch sie reagierte höchst irritiert und meinte, sie habe nur innerhalb der Stadtverwaltung ein grundsätzliches OK eingeholt und angekündigt, dass wir anrufen würden, mit ihr habe es keine weiteren „Vorgespräche“ gegeben.

Dies sollte aber nicht die letzte Irritation vor der ersten Begegnung bleiben. Einige Zeit später während einer unserer Plenumsphasen in der Universität sagte unsere Kommilitonin, dass der Bürgermeister und der Leiter der Organisation ja vergebens auf uns gewartet hätten. Diesmal waren wir nicht nur irritiert, sondern auch erschrocken. Laut unseren Terminkalendern stand der vereinbarte Termin noch bevor. Hatten wir uns einen falschen Termin notiert? Lag ein Missverständnis vor? Bei genauerer Überlegung waren wir uns der Terminabsprache doch sehr sicher. Was blieb aber anderes übrig, als anzurufen und die Terminabsprache nochmals zu klären. Dabei stellte sich heraus, dass der Bürgermeister und der Leiter sich vertan und dies auch schon selbst bemerkt hatten.“